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Cambio de persona encargada de la administración de fincas
En este bloque se abordan las dudas más frecuentes sobre cómo y cuándo puede cambiarse a la persona que gestiona la administración de fincas de la comunidad, qué pasos deben seguirse, y qué derechos tienen los propietarios en este proceso para la selección de una persona encargada de la administración de fincas.
¿Cómo se puede cambiar a la persona encargada de la administración de fincas de la comunidad?
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Para sustituir al administrador de fincas, es necesario aprobarlo en una junta de propietarios. Cualquier vecino puede proponer el cambio comunicándolo al presidente para incluirlo en el orden del día. Si se requiere urgencia, puede convocarse una junta extraordinaria específica, ya sea por el presidente o por propietarios que representen al menos el 25 % de las cuotas de participación. En la reunión se debate la destitución del administrador actual y, si se acuerda, se vota la contratación de uno nuevo. Una vez tomada la decisión, debe notificarse formalmente al administrador saliente para que entregue toda la documentación de la comunidad. Este dispone de aproximadamente un mes para realizar el traspaso tras ser informado de su cese.
¿Qué mayoría se necesita para destituir a la antenrior persona que se encargaba de la administración de fincas y nombrar a otra?
La Ley de Propiedad Horizontal no exige una mayoría especial para este acuerdo, por lo
que basta la mayoría simple de votos de los propietarios presentes (y representados)
que, a su vez, representen la mayoría de las cuotas de participación de los presentes. En
otras palabras, en la junta de propietarios el cambio de administrador se aprueba si más
de la mitad de los votos emitidos son favorables (ponderados por coeficiente). No se
requiere unanimidad ni mayorias cualificadas para este punto. Si en primera
convocatoria de la junta no acude suficiente gente, en segunda convocatoria los acuerdos
son válidos con la mayoría de los asistentes, cualquiera que sea su número. Una vez
alcanzada esa mayoría simple a favor del cese, el acuerdo es válido y el cambio puede
prestar.
¿Hay que esperar a que venza el contrato del administrador para cambiarlo?
No
necesariamente. Legalmente un junta puede revocar el nombramiento del administrador en cualquier momento mediante un acuerdo por
mayoría. Sin embargo, conviene revisar el contrato que se tenga con el administrador:
muchos contratos son anuales e incluyen cláusulas de renovación o plazos de preaviso.
Si se le cesa antes de que termine su periodo contractual, podría haber que indemnizarle
si el contrato lo estipula, salvo que existan causas justificadas (por ejemplo, mala praxis
grave). En la práctica, suele aprovecharse la junta ordinaria anual para decidir si renovar
al administrador o cambiar a otro, pero si la situación es insostenible, la comunidad
puede convocar una junta extraordinaria en cualquier momento del año para
destituirlo. Tras la votación, es recomendable notificar la decisión por escrito al
administrador saliente, y asegurarse de que entregue las cuentas, actas, contratos y
demás documentos de la comunidad en tiempo y forma (por ley, debe poner a
disposición la documentación en un plazo razonable, habitualmente 30 días).
Gastos comunes y derramas
Se aclaran cuestiones relacionadas con los gastos comunitarios, el pago de servicios que no todos los vecinos utilizan, y las condiciones para aprobar derramas extraordinarias.
¿Oué gastos se consideran comunes en una comunidad y cómo se reparten?
Son gastos comunes aquellos necesarios para el funcionamiento, mantenimiento y
servicios del edificio que benefician a todos los vecinos: por ejemplo, limpieza, luz de
las zonas comunes, ascensor, seguro del edificio, agua comunitaria, reparaciones de
fachada o tejado, etc. Estos costes se sufragan entre todos los propietarios de acuerdo
con su cuota de participación (coeficiente) fijada en el título de propiedad de cada piso o
local. Dicho coeficiente suele basarse en los metros cuadrados de la vivienda u otros
criterios establecidos en la escritura de división horizontal. En resumen, cada propietario
paga un porcentaje de los gastos comunes proporcional a su cuota en el edificio. Solo si
los estatutos de la comunidad prevén algún reparto distinto (por ejemplo, eximir a
ciertos locales de algún gasto), se podría distribuir de otro modo, pero cualquier cambio
en la forma de reparto requiere acuerdo unánime de todos los propietarios, ya que
implica modificar el título constitutivo. Por tanto, incluso gastos de servicios que unos
usen más que otros (como el ascensor o jardín) se reparten según coeficiente, salvo que
este pactada legalmente una excepción
¿Qué es una derrama extraordinaria y cuándo puede aprobarse?
Una derrama es una cuota extraordinaria que la comunidad cobra a los propietarios,
aparte de las cuotas ordinarias, para financiar un gasto específico no incluido en el
presupuesto anual. Las derramas suelen aprobarse cuando surge una necesidad
excepcional: por ejemplo, una obra urgente de reparación (filtraciones en la fachada,
arreglo del tejado), la instalación de un nuevo equipamiento (un ascensor, paneles
solares) o si un gasto ha resultado mayor al previsto y hay déficit en la caja de la
comunidad. Su aprobación debe pasar por la junta de propietarios: se propone el
importe total necesario y el reparto por propietario (normalmente también según
coeficientes, igual que los gastos ordinarios, a menos que se acuerde otra fórmula). Con
la mayoría adecuada (ver siguiente pregunta) la derrama queda aprobada y cada vecino estará obligado a pagar la cantidad asignada, generalmente en uno o varios plazos. Es
importante especificar en el acta el destino de la derrama (p.ej., *rehabilitación de
fachada") y cómo se recaudará. Las derramas son habituales para afrontar proyectos
grandes o imprevistos, ya que el fondo de reserva o el presupuesto corriente a veces no
son suficientes. Una vez cobrada la derrama y ejecutado el gasto, cualquier sobrante
debería repartirse o destinarse al fondo de reserva de la comunidad.
Si no utilizo un servicio común (p. ej., ascensor, piscina), ¿tengo igualmente que pagarlo?
Sí. Todos los propietarios deben contribuir a los gastos generales de los servicios comunes aunque no los usen personalmente. Por ejemplo, aunque vivas en la planta baja
casi nunca utilices e ascensor. sigues teniendo que pagar tu parte de su
mantenimiento, porque se considera un elemento común que da servicio al edificio. Del
mismo modo, un vecino sin coche paga por el garaje si forma parte de los elementos
comunes, y quien nunca baja a la piscina también contribuye a su limpieza y
conservación. La ley es clara al respecto: la obligación de pago no depende del uso
efectivo sino de la pertenencia al condominio. Solo existe excepción si en el título
constitutivo o en los estatutos de la comunidad quedó establecido expresamente que
cierta vivienda o local está exento de un gasto específico. Por ejemplo, en algunas
comunidades, los locales comerciales a pie de calle figuran en escritura con exención de
ascensor o limpieza de escalera (por no hacer uso de ellas). Fuera de esos casos
particulares previamente acordados, ningún propietario puede unilateralmente dejar de
pagar un gasto común alegando que "no lo usa". Incluso si se vota instalar un nuevo
servicio que uno crea que no aprovechará, si el acuerdo se aprueba válidamente, todos
los propietarios están obligados a costearlo según su cuota.
Juntas de propietarios y votaciones
Este apartado trata sobre la participación en juntas de propietarios: cómo convocarlas, qué requisitos deben cumplirse y cómo delegar el voto.
¿Con qué frecuencia debe convocarse la junta de propietarios y quién puede convocarla?
Por ley, la comunidad de propietarios debe reunirse al menos una vez al año en
Junta Ordinaria. Lo habitual es celebrar esa junta anual para aprobar las cuentas del año
anterior, el presupuesto del siguiente ejercicio, y tratar asuntos generales (elección de
cargos. etc.). fuera de eso, se pueden convocar Juntas Extraordinarias las veces que
sean necesarias para asuntos específicos (obras urgentes, problemas surgidos, etc.). La
convocatoria corresponde al presidente de la comunidad, que es quien tiene la facultad
de llamar a reunión. No obstante, si el presidente no atiende alguna necesidad urgente o
petición de vecinos, la propia Ley permite que sean los propietarios quienes impulsen
una reunión: basta con que lo soliciten por escrito al presidente al menos la cuarta
parte de los propietarios, o un grupo de ellos que represente el 25% de las cuotas de
participación. Si el presidente no convoca la junta solicitada en un plazo razonable, esos
propietarios pueden convocarla directamente indicando los asuntos a tratar. En
resumen. mínimo una vez al año debe haber junta: y en cualquier momento, con
suficientes apoyos de vecinos (25 %), se puede pedir una extraordinaria.
No puedo asistir a la junta, ¿puedo delegar mi voto en otra persona?
Si. Cualquier propietario puede hacerse representar en la junta por otra persona de su
confianza (otro vecino, un familiar, etc.), siempre que lo autorice por escrito. Por lo
general, junto a la convocatoria se adjunta un formulario o apartado de "delegación de
voto" donde el propietario ausente indica su nombre, el de la persona que asistirá en su
lugar y firma la autorización. También se puede escribir un documento sencillo
indiando esa representacion. Es importante que el representante acuda a la reunión con
ese escrito firmado por el titular para entregarlo al secretario o administrador al inicio de
la junta. El representante tendrá voz y voto como si fuera el propietario. Hay que tener
en cuenta que cada asistente no puede representar a más de un número
determinado de propietarios en algunas comunidades (si así lo fijan los estatutos,
para evitar que una sola persona acumule muchos votos delegados). En ausencia de tal
limitación estatutaria, alguien podría llevar varias delegaciones. En cualquier caso, es
totalmente válido delegar el voto si no puedes ir: así tu opinión cuenta. También puedes
dar instrucciones a tu representante de sentido de voto en cada punto (por ejemplo
*vota sí a la instalación del ascensor y no al cambio de administrador), aunque eso es
privado entre vosotros. Si no das instrucciones, el representante votará según su criterio.
Finalmente, mencionar que la delegación debe ser específica para cada junta; no
vale un poder genérico indefinido (salvo casos de poderes notariales). Por tanto, ante una ausencia, delega por escrito en alguien de confianza para no perder tu voz en las
decisiones.
¿Cómo se convoca una reunión de la comunidad y con cuánta antelación?
La convocatoria debe hacerse por escrito. indicando el lugar, fecha v hora (en primera y segunda convocatoria), y el orden del día con todos los asuntos a tratar. Debe
enviarse o entregarse a todos los propietarios. La Ley exige que para una Junta
Ordinaria la citación se comunique con al menos 6 días de antelación. En la práctica,
muchas comunidades avisan con 1 o 2 semanas antes para garantizar que llegue a todos
(por correo, email, buzoneo o notificación telemática, según los medios acordados). Para
Juntas Extraordinarias, la ley es más flexible: se deben convocar
"con la antelación
suficiente para que pueda llegar a conocimiento de todos los interesados". Es decir, si es
algo urgente, no fija días mínimos (podría convocarse con pocos días si la urgencia lo
justifica), pero siempre intentando avisar a todos. Lo habitual es también dar varios
días de margen en las extraordinarias, salvo emergencia absoluta (p.ej., una junta
urgente por riesgo estructural podría llamarse con 48 horas, pero es excepcional).
Además, la convocatoria debe exponerse en el tablón de anuncios de la comunidad o
lugar visible por si algún propietario no localizable se entere así. En la propia
convocatoria se suele incluir un modelo de delegación de voto para quien no pueda
asistir (autorizando a otro a representarle). En resumen: aviso por escrito a todos,
con detalle de fecha, hora y temas, y al menos 6 días antes salvo urgencias.
Morosidad y reclamaciones de cuotas
Aclaramos cuestiones relacionadas con los vecinos morosos, los mecanismos para reclamar deudas y las implicaciones legales y administrativas de la morosidad en la comunidad y cómo se gestiona desde la administración de fincas.
¿Qué puede hacer la comunidad si un vecino no paga sus cuotas?
La morosidad (impago de cuotas o derramas) es un problema serio pero la comunidad
tiene herramientas legales para afrontarlo. Inicialmente, el administrador de fincas o el
presidente suelen notificar por escrito al propietario moroso recordándole la deuda s solicitando el pago. Si no se consigue el abono amistosamente, la junta de propietarios
puede aprobar iniciar acciones legales para reclamar la deuda (esta decisión
normalmente se toma en la junta ordinaria anual o en una extraordinaria específica, y
queda reflejada en el acta, autorizando al presidente a emprender la reclamación
judicial). El procedimiento habitual es el proceso monitorio, un mecanismo judicial
rápido para reclamar deudas de comunidad: se presenta en el juzgado una petición con
la certificación del acuerdo de la junta y el detalle de la deuda. El juzgado requiere al
vecino moroso que pague en un plazo (20 días); si no paga ni se opone con argumentos,
se dicta un embargo contra sus bienes (por ejemplo, nóminas, cuentas bancarias,
incluso se podría llegar al embargo de la propia vivienda). En caso de que el vecino
presente oposición formal, el proceso se transforma en un juicio ordinario donde la
comunidad tendrá que demostrar la deuda (con las actas, recibos impagados, etc.), pero
si todo está en regla, lo previsible es que gane la comunidad. Además, el moroso
condenado tendrá que pagar las costas judiciales (honorarios de abogado,
procurador) y los intereses de demora correspondientes. Cabe señalar que muchas
comunidades contratan seguros de protección jurídica o acuerdos con abogados para
gestionar estas reclamaciones sin adelantar dinero (y cargar luego esos gastos al deudor)
En resumen, la comunidad primero intenta el cobro amistoso, y si no resulta, puede -y
debe- acudir a la vía judicial para cobrar, ya que las cuotas son vitales para
mantenimiento del edificio.
¿Qué consecuencias tiene para un propietario ser moroso?
Además de la obvia acumulación de la deuda (que con el tiempo llevará recargos de
intereses e incluso costas judiciales). e propietario moroso sutre ciertas limitaciones
de derechos en la comunidad. La principal es que no puede votar en las juntas de
propietarios sobre ningún acuerdo mientras esté en mora (como explicamos en la
sección de juntas); puede asistir y hablar, pero sus votos no cuentan. Tampoco puede ser
elegido para cargos (no podría ser presidente, secretario, etc., mientras deba cuotas).
Psicológicamente, además, queda expuesto ante sus vecinos: en las reuniones se suele
mencionar quiénes son los deudores y cuánto deben, lo cual puede ser incómodo.
Legalmente, el acta de la junta puede reflejar la lista de morosos y la cantidad que
adeudan para adjuntarla a la posible demanda judicial. Ahora bien, la comunidad no
puede tomar medidas por su cuenta como cortarle suministros esenciales (agua,
luz) o prohibirle el uso de elementos comunes básicos, ya que eso sería ilegal. Algunos
reglamentos internos contemplan, por ejemplo, negar el uso de la piscina o pistas
deportivas al vecino moroso mientras no pague, considerándolo un "servicio comunitario no esencial"; esta medida está en un área gris legalmente, pero en la práctica algunas
comunidades la aplican si estaba recogida en normas aprobadas (aun así, podría ser
impugnable). Lo que sí es firme es la vía judicial: el moroso terminará pagando la deuda
tarde o temprano, porque la comunidad puede embargar bienes o subastar la propiedad
si la deuda crece mucho. En casos extremos, la Ley permite la acción de cesación: si
un propietario, además de moroso, provoca graves molestias o daños, un juez podría
incluso privarle del uso de su vivienda hasta 3 años. En conclusión, ser moroso trae
pérdida de voto, mala relación vecinal, costes extra y riesgo legal. Conviene evitar llegar a
esa situacion.
¿Cómo se reclaman judicialmente las cuotas impagadas y quién asume los costes?
Como mencionamos, la vía típica es el procedimiento monitorio, porque es rápido y
eficaz para deudas claras. La comunidad, representada por el presidente (y con abogado
y procurador normalmente), presenta en el juzgado una solicitud con la certificación del
acuerdo comunitario que aprueba reclamar la deuda y un certificado del administrador
indicando lo que se debe. El juzgado notifica al propietario deudor dándole 20 días para
pagar o para oponerse si cree que no debe esa cantidad. Si paga, asunto resuelto
(aunque deberá incluir intereses y posiblemente las costas mínimas generadas). Si no
responde ni paga, el juzgado dicta un decreto de ejecución: significa que la deuda está
reconocida y se procede a embargar bienes del deudor. Si el deudor presenta oposición,
el caso pasa a un juicio ordinario donde ambas partes exponen sus argumentos;
usualmente el único argumento de oposición válido sería que la deuda no existe o ya se
pagó (porque no vale oponerse diciendo que "no estoy de acuerdo con la cuota"
haberla impugnado legalmente antes). Ganado el juicio por la comunidad, se condenará
al propietario a pagar la cantidad adeudada más intereses y las costas del proceso. Es
importante saber que la Ley favorece a la comunidad en el sentido de que el moroso
morirá pagando también los gastos de exigirle judicialmente el pago. Si el vecino paga
antes de ir a juicio pero después de presentado el monitorio, tendrá que abonar también
las tasas y honorarios generados hasta ese momento. En caso de que la comunidad
tenga un seguro de defensa jurídica o similar, esos gastos pueden estar cubiertos
inicialmente. En definitiva, los costes de reclamar (abogado, etc.) terminan
repercutiendo al moroso, siempre que la comunidad gane, cosa casi segura si la deuda
está documentada. La comunidad debe estar tranquila de que reclamar es justo y no le
saldrá caro a los vecinos cumplidores.
Este bloque explica las obligaciones del presidente, sus límites de actuación, cómo se elige o se sustituye, y cuanto dura su cargo.
¿Cuáles son las funciones principales de la persona encargada de la administración de ficas?
La persona que gestiona la administración de fincas es el/la profesional (o vecino designado) que se encarga de la
gestión diaria de la comunidad de propietarios. Sus funciones vienen definidas en la
Ley de Propiedad Horizontal y en lo que la junta le haya encomendado. En términos
simples, debe velar por el buen funcionamiento del edificio: gestionar los cobros
y pagos (pasar los recibos de las cuotas a los vecinos, pagar a los proveedores ,
suministros de la comunidad), llevar la contabilidad y preparar los presupuestos
anuales, conservar y mantener la finca (atender averias, coordinar reparaciones
servicios de limpieza, mantenimiento de ascensores, jardinería, etc. y supervisar que se
realicen correctamente). También le corresponde ejecutar los acuerdos aprobados
por la junta de propietarios; por ejemplo, si se votó realizar una obra, el administrador contratará y gestionará dicha obra siguiendo las instrucciones de la comunidad. Suele
actuar además como secretario en las juntas: redacta las convocatorias y actas,
custodia el libro de actas y la documentación de la comunidad, y expide certificados (por
ejemplo, de deudas para la venta de un piso). Otra función importante es asesorar al
presidente y a los vecinos en temas legales o técnicos relacionados con la propiedad
horizontal, y hacer cumplir los reglamentos y acuerdos (llamando la atención a
propietarios que los infrinjan, si es necesario). En caso de urgencias, la persona encargada de la administración de fincas
puede tomar medidas inmediatas (como llamar a un técnico por una fuga de agua
importante) sin acuerdo previo, porque la ley le faculta a hacer reparaciones urgentes
para preservar el edificio, informando luego al presidente. En resumen, el administrador
es el "gestor" de la comunidad: lleva las cuentas, coordina los servicios, ejecuta los
acuerdos y asesora para que todo marche correctamente.
¿Es obligatoria la figura de administración de fincas en una comunidad de vecinos?
No, no es obligatoria por ley contratar a un administrador externo profesional,
especialmente en comunidades pequeñas. La Ley de Propiedad Horizontal exige que
existan un presidente (obligatorio) y, si lo disponen los estatutos o lo acuerda la junta,
un secretario y un administrador. De hecho, permite que el presidente asuma
también las funciones de secretario y administrador si así se decide. En comunidades de
pocos vecinos a veces se autogestionan: el presidente (que suele ser un propietario
elegido) se encarga de las tareas administrativas con ayuda de algún vecino. Ahora bien,
en la práctica, en comunidades medianas o grandes, o con asuntos complejos, es muy
recomendable contar con un administrador de fincas colegiado (es decir, un
profesional titulado y adscrito a un Colegio de Administradores). Esto asegura que la
persona tenga conocimientos actualizados en contabilidad, leyes, mantenimiento, etc., y
que disponga de seguro de responsabilidad civil. De hecho, para ejercer
profesionalmente como administrador se exige formación específica o titulación
adecuada. Pero insistimos: la comunidad puede optar por no tener administrador
contratado si así lo decide, sin infringir la ley. Simplemente, las funciones las tendrá que
desempeñar alguien (normalmente el presidente). Muchas comunidades pequeñas
ahorran así el honorario, aunque a costa del trabajo que asumen sus vecinos. Por el
contrario, en comunidades grandes los propietarios valoran la comodidad y objetividad
de un profesional externo que gestione todo. En conclusión, obligatorio no es, pero
necesario o conveniente, depende del caso; casi siempre es beneficioso tenerlo.
¿Cuánto dura el cargo de administración de fincas y cómo se renueva?
El nombramiento del la persona encargada de administración de fincas (igual que el de presidente) se hace por un año, salvo que los estatutos fijen otro plazo. Lo más común es que en cada junta ordinaria
anual se someta a aprobación la continuidad o cambio del administrador. Si la
comunidad está contenta con él, suele revalidar su cargo año tras año sin problema
(incluso se refleja en el acta: "se renueva automáticamente en tanto no se proponga
cambio). Es importante saber que no existe la "prórroga tácita indefinida": legalmente,
habría que renovar el acuerdo cada año, pero si no se llega a votar y el administrador
continúa ejerciendo y nadie objeta, en la práctica se interpreta una continuidad por
consentimiento. Si la comunidad decide cambiar, debe votarse al terminar el año de
gestion o en cualquier junta (como vimos, se puede cesar antes si se desea. por mavori-
simple). En caso de administradores contratados por empresa, el contrato suele coincidir
con ese periodo anual renovable. Por transparencia, el administrador debería presentar
cada año su dimisión o renovación ante la junta, para que los propietarios confirmen
si quieren que siga. Esto mantiene la posibilidad de debate sobre su gestión. En resumen,
el cargo dura normalmente 1 año, renovable las veces que la comunidad quiera. Si se
desea finalizar su servicio, basta con votarlo en junta y notificarlo con el preaviso
indicado en su contrato si lo hubiera.